Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van, dan wel namens de cliënt (“de
Opdrachtgever”) jegens Van de Kerkhof Advocatuur (“het Kantoor”) of de onder diens
verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een
overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening, of de hoogte van de
declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
klager: de Opdrachtgever of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.

Artikel 2. Toepassingsbereik
2.1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht
tussen het Kantoor en de Opdrachtgever.
2.2. Het Kantoor draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3. Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van de Opdrachtgever(s) binnen een
redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van de Opdrachtgever(s)
vast te stellen;
c. het behoud en de verbetering van bestaande relaties door middel van goede
klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten en
e. de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling
en klachtanalyse.

Artikel 4. Informatie bij aanvang dienstverlening
4.1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. Het Kantoor wijst de Opdrachtgever
voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het Kantoor een
kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
4.2. Het Kantoor heeft in haar algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke
partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging
kenbaar gemaakt.
4.3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling
niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-
Brabant.

Artikel 5. Interne klachtprocedure
5.1. Indien een Opdrachtgever het kantoor benadert met een klacht dan wordt de klacht
doorgeleid naar de aan het Kantoor verbonden klachtenfunctionaris; mw. mr. M.T.
Kouwenhoven van het gelijknamige kantoor, gevestigd te Eindhoven aan het adres
Kennedyplein 200 (5611 ZC), telefoonnummer 040-2566268
5.2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van
de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting
te geven op de klacht.
5.3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de Opdrachtgever tot een oplossing te
komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5.4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen 4 (vier) weken na ontvangst van de
klacht of doet met opgaaf van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze
termijn en met vermelding van de termijn binnen welke wel een oordeel over de klacht wordt
gegeven.
5.5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de
hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van
aanbevelingen.
5.6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de
klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de
klacht.

Artikel 6. Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
6.1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling
geheimhouding in acht.
6.2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de
klacht.

Artikel 7. Verantwoordelijkheden
7.1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
7.2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel
contact en een mogelijke oplossing.
7.3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
7.4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8. Klachtregistratie
8.1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
8.2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
8.3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten
en doet (indien en voor zover van toepassing) aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe
klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
8.4. Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor
besproken en ter besluitvorming voorgelegd.